Kot v kateri koli drugi dejavnosti, je konec leta čas za organizatorje dogodkov, da povzamejo vtise o že izvedenih dogodkih in načrtujejo korake za naslednje leto.
Jasno je, da se trendi v event industriji ne morejo kategorizirati kot sezonski ali letni - gre dejansko za novo obdobje hibridnih formatov, ki zagon pridobivajo po letu 2020, ob stalni in premišljeni nadgradnji inovativnih elementov.
V lanskoletnem pregledu je bilo govora o vsebini (kakovostnih in uporabnih predstavitvah ter pogovorih) kot suverenem kralju vsake konference, skupaj z raznolikimi možnostmi, ki so jih odprle platforme za prilagojene dogodke ter pametna uporaba podatkov in orodij za umetno inteligenco, kot tudi "skritem PR-ju, prikritem marketingu", pristopu podjetij, ki namesto enosmerne komunikacije ("želimo pokazati, kako dobri smo v tem, kar počnemo") vedno bolj gradijo pristop "pogovorimo se o širši sliki in naši vlogi v industriji".
Kaj nas torej čaka leta 2024?
Naslednje vrstice ponujajo pogled iz perspektive organizacije poslovnih formatov business-to-business, katerih primarni cilj je izobraževanje in mreženje udeležencev, ocena poslovne klime, navdih s poslovnimi praksami ter afirmacija posameznikov in ekip v podjetjih. Nekatere točke se nanašajo na novosti v procesu priprave, promocije in logistike dogodka (osredotočenost na organizatorja), medtem ko druge govorijo o dodatnih vrednotah, vsebini in izkušnji udeležbe (osredotočenost na občinstvo).
Nota bene: Vsaka fantazija o uporabi svetovnih event trendov mora biti racionalizirana s potrebami in možnostmi na lokalnem trgu - razpoložljivimi lokacijami, jasnimi in trajnostnimi poslovnimi načrti in finančnimi strukturami, ter predvsem s poznavanjem trga in občinstva. Visok odstotek podjetij in industrij, ter s tem tudi udeležencev dogodkov, na domačem trgu, še vedno spada v okolje, ki se mu je treba, še posebej glede novih tehnologij, smiselno in počasi privajati, ne da bi motili to, kar naše občinstvo tradicionalno ljubi - besede in osebno srečanje v živo.
Živimo v času, ko bolj kot kdaj koli prej, v vseh sferah življenja pričakujemo izkušnje (in smo pripravljeni zanje tudi plačati). Seveda dogodki, tudi tisti bolj rigidnega (poslovnega) profila, niso izjema, zato bodo organizatorji nadaljevali z ustvarjanjem novih interaktivnih priložnosti za udeležence. Delavnice, dogodki znotraj dogodkov in večslojne izkušnje bodo pomagali graditi zvesto in zadovoljno občinstvo. Občutili bodo, da so prejeli izjemno vrednost za vložen čas in denar, predvsem pa za svoja pričakovanja.
Po raziskavah izjemno visok odstotek milenijcev bolj ceni izkušnje v primerjavi z materialnimi stvarmi. Pomembno je ustvarjati izkušnje, ki so bolj usmerjene k ljudem in manj k prodaji. Ali gre za originalno scenografijo, aktivacijo blagovnih znamk, vključevanje občinstva v intimne pogovore s predavatelji ali absorpcijo dodatnih vsebin prek digitalnih kanalov - izkušnje postajajo vse pomembnejše in zdi se, da bo to ključni trend za 2024.
Ravno ob tej uri lani je navdušenje okoli ChatGPT doseglo vrhunec. Razpravo o verodostojnosti, avtentičnosti, intelektualni lastnini in morebitnih nevarnostih, ki jih prinašajo ta in mnoge druge platforme za ustvarjanje besedila in vizualov v določenem kontekstu, je treba pustiti akademskim in drugim strukturam. Poenostavljeno gledano, iz perspektive event industrije, ki zahteva ustvarjanje vsebin med celotnim procesom načrtovanja in izvedbo dogodkov - takšna orodja bistveno prihranijo čas, pospešijo ustvarjalne procese, pomagajo premagovati "ustvarjalne zastoje" in ustvarjajo uporabno osnovo za nadaljnjo nadgradnjo. Ali gre za navdih pri oblikovanju promocijskega sporočila ali sublimacijo organizacijskega procesa - ne pozabite, vi ste gospodarji svojih AI pomočnikov.
PS: Ta besedilo je ustvaril avtor, brez pomoči ChatGPT.
Tehnologije, ki omogočajo virtualni obisk lokacije, vpadljivo izkušnjo gledanja programa, interaktivno predstavitev izdelkov in storitev (predstavitev izdelka v 3D prostoru za razstavljalce) ter možnost povezovanja z drugimi udeleženci, so integrirani del hibridnih dogodkov.
Na našem trgu osnovni format - izvajanje dogodkov v živo - preko spletnih platform dobiva svoje razširitve in način, kako mikroskupina, zbrana okoli tem in interesov, živi skozi celo leto. Več digitalnih točk stika z občinstvom organizatorjem omogoča razširitev angažiranja udeležencev, govornikov in poslovnih partnerjev izven datuma začetka in konca dogodka. Vzbuja vtis (z izjemo nekaj naprednih ponudnikov), da še vedno relativno nizek odstotek udeležencev dostopa do te spletne vsebine. Pred organizatorji je še en pomemben izziv – udeležencem še dodatno razjasniti termin virtualnega okolja (metasvet) in jih motivirati, da platforme nenehno uporabljajo. Seveda pa je to obveznost ob ustvarjanju novega, ekskluzivnega in privlačnega, ki bo to skupnost držalo skupaj do naslednjega srečanja v živo.
Čeprav je za mnoge še vedno le dekorativno in PR-odvračajoče - zavezanost trajnosti pri načrtovanju dogodkov bo v 2024 postajala vedno pomembnejša. Morda je celotni učinek zmanjšanja emisij CO2 med organizacijo poslovnih formatov nepomemben, vendar bodo organizatorji dogodkov vse več pozornosti posvečali okoljskim praksam - od zmanjševanja odpadkov do pridobivanja lokalnih in trajnostnih materialov. Udeleženci iz poslovnih sistemov, ki sami propagirajo zelene in trajnostne prakse, bodo vedno bolj prepoznavali in cenili dogodke, ki resno obravnavajo odgovornost do okolja in jo uporabljajo v praksi.
Uporabo papirja in tiskanih materialov (akreditacije, letaki, komunikacijska sredstva na prizorišču) so že dolgo nazaj zamenjali zasloni in drugi digitalni načini komunikacije, vendar se ta praksa zdaj širi tudi na druge elemente.
Tisk velikih scenskih elementov (ki zahteva veliko virov in je omejen na enkratno uporabo) vse bolj nadomeščajo LED in druge digitalne rešitve. Dodaten dekor se načrtuje in izvaja za večkratno uporabo. Več rastlinskih možnosti na meniju, doniranje ostankov hrane in nadzorovana uporaba plastične embalaže so tudi nekatere od rešitev.
Boljše sodelovanje na tem področju je potrebno tudi s strani same lokacije, kot del širšega sistema, kjer se odgovorno in organizirano upravlja z embalažnim odpadom v vseh fazah organizacije - pred, med in po dogodku. Nekateri ponudniki storitev imajo že na prizorišču samem organizirane reciklažne točke za odstranjevanje velike količine recikliranih materialov - predvsem kartona. Pričakujemo, da se bo ta trend razširil tudi na druge gostinske centre.
